1. člen

Namen Pravilnika o zaščiti prijaviteljev (v nadaljevanju: Pravilnik) je vzpostavitev notranje poti za prijavo kršitev veljavnih predpisov, za katere so posamezniki izvedeli v delovnem okolju, in njihovo obravnavo ter zaščito posameznikov, ki prijavijo kršitev (v nadaljevanju: prijavitelji).

V tem Pravilniku uporabljeni izrazi imajo enak pomen, kot so opredeljeni v Zakonu o zaščiti prijaviteljev ter ostalih veljavnih predpisih.

2. člen

Ta Pravilnik se uporablja za vse prijavitelje posameznike – fizične osebe, ki prijavijo kršitve veljavnih predpisov, povezane s poslovanjem družbe, ki so jih zaznali v delovnem okolju, v skladu z zakonom, ki ureja zaščito prijaviteljev.

Do zaščite po tem Pravilniku je upravičen prijavitelj, ki je podal prijavo, če je na podlagi utemeljenih razlogov menil, da so bile prijavljene informacije o kršitvi ob prijavi resnične. Do zaščite po tem Pravilniku je upravičen tudi prijavitelj, ki je prijavo podal anonimno, pa je bila kasneje razkrita njegova identiteta.

Prijavitelj ni upravičen do zaščite po tem Pravilniku, če je prijavo podal dve leti ali več po prenehanju kršitve.

Do zaščite po tem Pravilniku so upravičeni tudi posredniki in povezane osebe, če je verjetno, da so bili ali bi lahko bili zaradi povezanosti s prijaviteljem zoper njih uvedeni povračilni ukrepi.

3. člen

Družba zagotavlja notranjo pot za prijavo in zaščito prijaviteljev na način, da:

– opredeli način in postopek sprejema notranjih prijav ter njihove obravnave v tem Pravilniku na način, ki omogoča popolnost, celovitost in zaupnost informacij ter nepooblaščenim osebam prepreči dostop do vsebine prijav, podatkov o prijavitelju in o osebah, ki jih prijava zadeva,

– zagotavlja zaščito prijaviteljev in ne izvaja povračilnih ukrepov,

– zagotovi oz. omogoči sprejetje in izvajanje vseh ustreznih ukrepov za odpravo morebitnih ugotovljenih kršitev,

– spodbuja posameznike, da morebitne kršitve ali sume kršitev sporočijo po notranji poti za prijavo, saj bo na ta način mogoče prijave učinkovito obravnavati ter napake in kršitve hitro odpraviti,

– opredeli informiranje posameznikov v delovnem okolju podjetja o notranji poti za prijavo, tem Pravilniku ter o postopkih za zunanjo prijavo.

V družbi je prepovedano vsakršno ravnanje ali opustitev, katerega namen bi bil preprečitev prijave kršitve ter vsako ravnanje (vključno z povračilnimi ukrepi) ali opustitev, ki bi bilo v nasprotju s tem Pravilnikom oz. veljavnimi predpisi.

4. člen

Nihče ne sme razkriti identitete prijavitelja brez njegovega izrecnega soglasja. Enako velja tudi za vse druge informacije, iz katerih je mogoče neposredno ali posredno sklepati o identiteti prijavitelja. Izjema je razkritje zaupniku in organu za zunanjo prijavo ter kadar takšno razkritje potrebno v skladu z zakonom, ki ureja zaščito prijaviteljev.

Ne glede na navedeno v prejšnjem odstavku, nihče ne sme razkriti identitete prijavitelja, če bi razkritje ogrozilo življenje ali resno ogrozilo javni interes, varnost ali obrambo države.

Podjetje- delodajalec ne sme ugotavljati identitete prijavitelja.

Glede dokumentov in drugega gradiva v zvezi s prijavo, se vse do konca postopka obravnave prijave ne uporabljajo določbe zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, podatki o identiteti prijavitelja pa niti po koncu postopka obravnave prijave niso informacija javnega značaja.

Če družba prejme informacijo o kršitvi, ki vključuje poslovno skrivnost ali drugo zakonsko določeno tajnost, lahko te podatke uporablja ali razkriva le v okviru nadaljnjega ukrepanja.

5. člen

Direktor družbe imenuje za zaupnico za sprejem prijav Anito Kolarič.

Zaupnica sprejema prijave in jih obravnava v skladu z 11. in 12. členom ZZPri in tem notranjim aktom.

Zaupnica izvaja naloge tudi na področju prejema in evidentiranja notranjih prijav. S prijavami mora ravnati v skladu s 6. in 7. členom ZZPri.

6. člen

Zaupnik je dolžan:

• spremljati predpise ter prakso na področju zaščite prijaviteljev,
• spremljati uporabo in izvrševanje predpisov in pravil, ki urejajo zaščito prijaviteljev, v družbi,
• spodbujati spoštovanje zakonskih rešitev za zaščito prijaviteljev ter izvajanje tega Pravilnika,
• izvajati obveznosti in naloge, ki mu jih nalaga ta Pravilnik in zakon, ki ureja zaščito prijaviteljev, vključno s svetovanjem in pomočjo prijavitelju pred povračilnimi ukrepi ter glede zaščite v primeru prepovedanih povračilnih ukrepov ter informiranja prijavitelja glede možnosti notranje ali zunanje prijave ali javnega razkritja,
• sodelovati z organom za zunanjo prijavo, kadar je to potrebno, ter državnimi organi, ki preiskujejo kršitve veljavnih predpisov,
• sodelovati pri pripravi splošnih aktov in druge dokumentacije s področja zaščite prijaviteljev v družbi.

Zaupnik vse prijave obravnava skrbno, zaupno in samostojno ter pri tem ni vezan na navodila v posamezni zadevi. Zaupnik ima pri delu dostop do gradiva, relevantnega za obravnavo prijave, zaposleni v družbi pa so mu dolžni nuditi pomoč in informacije, potrebne za njegovo delo. Zaupnik podatke, s katerimi se seznani v okviru svoje vloge zaupnika, uporablja le za namene obravnave prijave in odprave kršitve.

7. člen

Prijavitelj lahko prijavo poda pisno ali ustno.

Kadar prijavitelj vloži prijavo pisno, se ta lahko poda na obrazcu, ki je priloga tega pravilnika. (Priloga 1)

Pisna prijava se lahko pošlje po navadni pošti na naslov: Santra reševalni prevozi d.o.o., Lackova cesta 188, 2341 Limbuš, z obveznim pripisom »V roke zaupniku za notranjo prijavo po ZZPri«

Ustna prijava se lahko poda pri zaupniku, in sicer po telefonu št. 041 355 531 ali osebno med delovnikom med 8:00 in 15:00 uro.

Kadar prijavitelj prijavo poda osebno ali po telefonu, lahko zaupnik po predhodnem obvestilu in s soglasjem prijavitelja izjavo posname. Če se ustna izjava ne posname, zaupnik izdela natančen zapis njene vsebine, pri čemer se prijavitelja seznani z zapisom in se mu omogoči, da tega popravi in preveri ter ga s podpisom potrdi, če to želi.

Zaupnik je dolžan vse podatke, s katerimi se je seznanil v okviru opravljanja vloge zaupnika strogo skrbno in zaupno varovati, ves čas opravljanja vloge zaupnika ter tudi po prenehanju opravljanja te vloge in tudi po prenehanju delovnega razmerja v družbi, razen, kadar ta Pravilnik ali veljavni predpisi določajo drugače.

Zaupnik ne sme biti deležen povračilnih ukrepov v zvezi z opravljanjem svoje vloge zaupnika, če jo opravlja skladno s tem Pravilnikom in veljavnimi predpisi.

8. člen

Zaupnik vodi evidenco prijav, ki vsebuje podatke:

– zaporedno številko prijave,

– datum prejema prijave,

– področje/vrsta kršitve,

– datum potrditve prejema prijave,

– datum povratne informacije prijavitelju,

– datum poročila vodstvu,

– o prijavitelju, posredniku, povezanih osebah, osebi, ki jo prijava zadeva, in osebah, ki lahko pomagajo pri preiskavi prijavljene kršitve (osebno ime ali psevdonim, poštni naslov, naslov elektronske pošte, telefonsko številko in druge naslove za navezavo stika),

– gradivo, ki so ga predložile osebe iz prejšnje alineje,

– gradivo, ki je nastalo v postopku obravnave prijave, vključno s posnetkom oziroma zapisom klica ali pogovora, kadar je bila podana ustna prijava.

Evidenca prijav se vodi elektronsko. Vse podane prijave v fizični obliki se skrenirajo in hranijo v kodirani mapi, kamor ima dostop le zaupnik.

Podatki v evidenci prijav so v excel obliki in so zaščiteni z geslom, ki ga ima le oseba, ki je imenovana za zaupnika. Podatki se v evidenci prijav praviloma hranijo pet let po koncu postopka, razen če predpisi ne določajo drugače. Po poteku roka hrambe, se vsi podatki uničijo.

9. člen

Vsako prejeto prijavo prejme v obravnavo zaupnik. Zaupnik prijave obravnava po vrstnem redu prejema oziroma prednostno obravnava. Prednostno se obravnavajo prijave, kjer je ogroženo zdravje in življenje, ali pa gre za primer večje premoženjske oziroma materialne škode.

Zaupnik prijavo najprej evidentira v evidenci prijav, kjer se prijavi določi njena zaporedna številka, pod katero se vodi ter se vpiše datum prejema prijave ter vsi drugi podatki o prijavi, s katerimi razpolaga. V evidenco prijav se tekom obravnave prijave vpisujejo še ostali podatki iz prvega odstavka 8. člena tega Pravilnika. Zaupnik takoj po prejemu prijave in njenem evidentiranju v evidenci prijav, prijavo preizkusi na način, da preveri ali so izpolnjeni sledeči pogoji za njeno obravnavo:

– da jo je podala fizična oseba,

– da se nanaša na informacije o kršitvi predpisov, ki veljajo v Republiki Sloveniji, in jih je prijavitelj pridobil v svojem delovnem okolju,

– da prijavljene informacije o kršitvi niso očitno neresnične,

– da jo je prijavitelj podal pred potekom dveh let po prenehanju kršitve.

Kadar predpostavke iz prejšnjega odstavka niso podane, zaupnik prijave ne obravnava. Prav tako zaupnik prijave ne obravnava, če presodi, da obravnava ne bi bila smotrna, ker kršitev ni imela posledic, ker posledic ni več ali ker so te neznatne. Zaupnik prijavitelja v tem primeru v sedmih dneh od prejema prijave seznani z razlogi, zaradi katerih prijave ne bo obravnaval.

Zaupnik v sedmih dneh od prejema prijave, če so izpolnjene predpostavke za njeno obravnavo, prijavitelju izda potrdilo o sprejemu prijave, ki vključuje datum in čas prejema.

Zaupnik potrdilo o sprejemu prijave iz prejšnjega odstavka oz. seznanitev z razlogi, zaradi katerih prijave ne bo obravnaval iz tretjega odstavka tega člena prijavitelju pošlje na naslov oz. sporoči na način, ki ga je navedel prijavitelj v prijavi (če ga je navedel), tudi če gre za anonimno prijavo. Če zaupnik navedeno sporoči ustno, se to evidentira z zaznamkom v evidenci prijav.

Če zaupnik ugotovi, da predpostavke za obravnavo prijave niso izpolnjene, lahko kljub temu na lastno pobudo ukrene, ker meni, da je potrebno za odpravo kršitve, če tako presodi zaradi teže posledic kršitve. Tudi v tem primeru mora varovati identiteto prijavitelja v skladu s tem Pravilnikom in zakonom, ki ureja zaščito prijaviteljev.

Kadar je že ob sprejemu ustne prijave očitno, da prijave ni mogoče obravnavati v postopku obravnave notranje prijave, lahko zaupnik prijavitelja usmeri na ustrezno pot za zunanjo prijavo ali na drug ustrezen postopek. V tem primeru do prijave, niti do postopka notranje obravnave, sploh ne pride.

10. člen

Zaupnik po prejemu prijave ter njenem preizkusu prijavo temeljito pregleda in glede na njeno vsebino najprej ugotovi, kdo v družbi je pristojen za odpravo kršitve, na katero se nanaša prijava. Direktorja družbe seznani z opisom prijavljene kršitve ter s svojimi predlogi ukrepov, pri čemer v tem obvestilu označi, da gre za prijavo po zakonu, ki ureja zaščito prijaviteljev (ZZPri) ter določi rok za povratno informacijo glede izvedenih ali predlaganih ukrepov za odpravo kršitve in zoper kršitelja. Zaupnik tudi sam ukrene, kar je v njegovi pristojnosti, za prenehanje kršitve in odpravo posledic kršitve. Zaupnik lahko po lastni oceni ali na predlog direktorja družbe od prijavitelja in osebe, na katero se prijava naša, pridobi informacije, ki so potrebne za oblikovanje predlogov ukrepov, ki so usmerjeni v prenehanje kršitve, odpravo posledic kršitve ali preprečevanje prihodnje kršitve. Zaupnik konča obravnavo prijave v treh mesecih od njenega prejema s poročilom o zaključeni obravnavi, v katerem navede ali in iz katerih razlogov je prijava neutemeljena oz. če je prijava utemeljena, navede predlagane in izvedene ukrepe za prenehanje kršitve, odpravo posledic kršitve in preprečevanje prihodnjih kršitev, svoje ugotovitve o uspešnosti izvedbe predlaganih ukrepov ter morebitne predlagane in izvedene ukrepe za zaščito prijavitelja.

11. člen

Zaupnik ob koncu obravnave prijave, najpozneje pa v treh mesecih od prejema prijave, prijavitelja obvesti o: – utemeljenosti prijave,

– predlaganih in izvedenih ukrepih,

– izidu postopka oz. o stanju postopka, če ta še ni končan.

Obvestilo iz prejšnjega odstavka zaupnik prijavitelju pošlje na naslov oz. sporoči na način, ki ga je navedel prijavitelj v prijavi (če ga je navedel), tudi če gre za anonimno prijavo. Če je obvestilo ustno, se evidentira z zaznamkom v evidenci prijav.

12. člen

Zaupnik po podaji povratne informacije prijavitelju oz. najpozneje v enem mesecu od končanja postopka pripravi poročilo direktorju in lastniku družbe, v katerem opiše:

– prijavljeno kršitev,

– predlagane in izvedene ukrepe za njeno odpravo,

– oceni tveganje prihodnjih kršitev.

Zaupnik v poročilu iz prejšnjega odstavka ne sme navesti podatkov o prijavitelju ali kršitelju.

13. člen

Prijavitelj lahko poda zunanjo prijavo pristojnemu organu, če meni, da notranje prijave ne bi bilo mogoče učinkovito obravnavati ali da v primeru notranje prijave obstaja tveganje povračilnih ukrepov, v skladu z zakonom, ki ureja zaščito prijaviteljev. Prijavitelj lahko kršitev tudi javno razkrije, v skladu z zakonom, ki ureja zaščito prijaviteljev.

Zaupnik na podlagi pisnega poziva direktorja pripravi poročilo o prijavi že pred potekom roka iz prejšnjega odstavka.

14. člen

Zaupnik do 1. februarja tekočega leta za prejšnje leto pripravi osnutek poročila o številu prejetih, anonimnih in utemeljenih prijav ter o številu obravnavanih povračilnih ukrepov, v poročilu pa navede tudi podatek o zaupniku. Zaupnik nato do 1. marca poročilo iz prejšnjega odstavka posreduje Komisiji za preprečevanje korupcije po elektronskem obrazcu, dostopnem na njihovi spletni strani. Zaupnik pripravi tudi letno poročilo direktorju družbe s kratkim opisom prijavljenih kršitev in podatkom o utemeljenosti prijave ter z izvedenimi ukrepi in priporočili za preprečevanje prihodnjih kršitev.

15. člen

S pravilnikom se seznanijo vsi zaposleni in zunanji sodelavci pri podjetju, tako da se pravilnik hrani na običajnem mestu pri zavezancu, t.j. v poslovnih prostorih pisarne na Lackovi 188, 2341 Limbuš.

16. člen

Pravilnik stopi v veljavo z dnem objave, uporablja pa se od 23.5.2023 dalje.

Maribor, 23.5.2023

Santra reševalni prevozi d.o.o

direktor družbe
Damijan Kolarič